Kliniklerimizi yönetirken en sık duyduğum cümlelerden biri şu:
“Personelimiz aslında çok iyi ama bir türlü düzen kuramıyoruz.”
Bu cümle çoğu zaman bir insan problemi gibi görünür.
Ama sahada gördüğümüz tablo çoğunlukla farklıdır.
Sorun çoğu zaman insan değil, sistemsizliktir.
Çünkü iyi niyetli ve çalışkan bir ekip bile, net tanımlanmamış bir sistemin içinde uzun süre verimli çalışamaz.
Bir klinikte süreçler tanımlı değilse, görev sınırları net değilse ve işler kişilere bağlı ilerliyorsa; en iyi ekip bile bir süre sonra yorulmaya başlar.
Bu noktada ortaya çıkan sorunlar genellikle birbirine benzer:
Randevu süreçleri aksar.
Hasta geri dönüşleri gecikir.
Finansal takip dağılır.
Ekip içinde görünmeyen bir stres oluşur.
Ve çoğu zaman bu durum “personel problemi” olarak yorumlanır.
Oysa gerçekte yaşanan şey çok daha basittir:
Sistemin eksikliği.
Bir işin kimin sorumluluğunda olduğu net değilse, o iş çoğu zaman sahipsiz kalır.
Bir süreç nerede başlıyor ve nerede bitiyor bilinmiyorsa, işler kişisel çabalarla yürütülmeye çalışılır.
Bu durum kısa vadede işleri yürütüyor gibi görünse de uzun vadede sürdürülebilir değildir.
Güçlü ekiplerin çalıştığı kliniklerde ise tablo farklıdır.
Orada herkes üç şeyi çok net bilir:
* Hangi işten sorumlu olduğunu
* Hangi noktada destek vermesi gerektiğini
* Sürecin nerede başladığını ve nerede tamamlandığını
Bu netlik ekip içinde güven oluşturur.
Ve güven, güçlü bir organizasyonun en önemli yapı taşlarından biridir.
Klinik yönetiminde düzen çoğu zaman büyük değişimlerle kurulmaz.
Çoğu zaman küçük ama kritik üç adımla başlar:
Süreçlerin yazılı hale getirilmesi,
Rol ve sorumlulukların netleştirilmesi,
Ve düzenli takip mekanizmasının kurulması.
Bu üç adım atıldığında ekip içindeki belirsizlik azalır, iletişim güçlenir ve işler daha öngörülebilir hale gelir.
Belki de klinik yönetiminde en önemli farkındalık şudur:
Bir ekip iyi ya da kötü olduğu için değil,
iyi bir sistem içinde çalıştığı için güçlü hale gelir.
Ve sürdürülebilir başarı çoğu zaman insanların çabasından değil,
doğru kurulan bir sistemden doğar.
