Hastaların uzun süre doktor beklemek zorunda kalması, genellikle oldukça rahatsız edici bir deneyimdir. Bu, sağlık hizmetlerinizin kalitesine rağmen hasta memnuniyetini düşürebilir ve zamanla hastaların başka kliniklere yönelmesine neden olabilir. Araştırmalara göre, doktorların %63’ü bekleme sürelerinin hasta kaybı üzerinde “az veya hiç etkisi olmadığını” düşünürken, hastaların %24’ü uzun bekleme sürelerinden dolayı doktorlarını veya kliniklerini değiştirdiklerini belirtmektedir.
Hastalarla yapılan anketler, %97’sinin bekleme sürelerinden rahatsız olduğunu ve %80’inin bekleme süresi hakkında bilgilendirilse bu rahatsızlıklarının azalacağını göstermektedir. Bu da randevu yönetimi ve hasta bekleme sürelerinin azaltılmasının, hasta memnuniyetini artırma ve kliniğin verimliliğini iyileştirme açısından kritik bir faktör olduğunu göstermektedir.
Bu yazıda, randevu yönetimi ve bekleme sürelerini azaltmaya yönelik bazı ipuçlarını ele alacağız.
- Hastaların Randevu Almasını Kolaylaştırın
Hastaların uzaktan randevu alabilmesi, kliniklerin bekleme sürelerini büyük ölçüde azaltabilir. Bunun için, bir hasta portalı veya mobil uygulama kullanılabilir. Bu portal, hastaların kişisel bilgilerini önceden doldurmasını, randevularını ayarlamasını veya değiştirmesini ve sıraya otomatik olarak eklenmesini sağlar. Hastalar, klinikte manuel olarak formlar doldurmak zorunda kalmadıklarında, check-in işlemleri hızlanır ve doktoru görme süresi kısalır.
Ayrıca, hasta bilgilerinin elektronik sağlık kayıtları (EMR) ile entegre edilmesi, hastaların tüm bilgilerine hızlı erişim sağlar ve bu da süreçteki aksaklıkları en aza indirir. Böyle bir sistem, klinik çalışanlarının iş yükünü hafifletir ve daha fazla hastaya hizmet sunma kapasitesini artırır.
- Sıra Yönetim Sistemleri Kullanın
Kliniklerde bekleme sürelerini yönetmenin en etkili yollarından biri, bir sıra yönetim sistemi kullanmaktır. Eskiden doktorların veya klinik çalışanlarının hasta isimlerini odadan seslenmesi, artık profesyonel bir yaklaşım olarak kabul edilmiyor. Bunun yerine, bekleme alanlarında bir ekran aracılığıyla sıra numaralarının görüntülenmesi hem hastalar hem de çalışanlar için daha rahat bir deneyim sunar.
Bir sıra ekranı, hastaların önlerinde kaç kişi olduğunu görmelerini sağlar. Bu, özellikle yoğun kliniklerde hastaların bekleme sürelerini daha verimli kullanmalarına olanak tanır. Örneğin, hastalar sıradayken kısa bir işlerini halledebilir ya da yemek molası verebilir. Bu durum, COVID-19 gibi salgın dönemlerinde de kalabalıkların oluşmasını engelleyebilir ve sosyal mesafeyi korumaya yardımcı olabilir.
Böyle bir sistem ayrıca çalışanların iş yükünü hafifletir, çünkü hastalar sıradaki yerlerini bildikleri için sürekli soru sormak zorunda kalmazlar.
- No-Show, İptaller ve Geç Gelen Hastaları Azaltın
Randevu saatine geç gelen hastalar, doktorların programını aksatan en büyük nedenlerden biridir. Araştırmalar, doktorların %64’ünün geç gelen hastalar nedeniyle programlarının geri kaldığını belirttiğini göstermektedir. Bu nedenle, gecikme, no-show ve son dakika iptalleriyle başa çıkmak için bir politika oluşturulmalıdır.
Örneğin, 20 dakika veya daha fazla geç gelen hastalar için randevularını yeniden planlamalarını isteyebilir veya sürekli geç gelen hastalara belirli bir ücret talep edilebilir. Bu tür uygulamalar, hastaların zamanında gelmelerini teşvik edebilir ve klinik programının daha düzgün işlemesini sağlar.
Ayrıca, klinik yönetim sisteminizi, randevu hatırlatıcıları otomatik olarak gönderecek şekilde güncellemek, unutkan hastaların no-show oranlarını azaltabilir. Bu, hem hasta memnuniyetini artırır hem de klinikteki iş akışını düzenler.
- Hastaları Bekleme Süreleri Hakkında Bilgilendirin
Araştırmalar, hastaların %83’ünün bekleme süreleri hakkında önceden bilgilendirilirse daha az rahatsız olacaklarını göstermektedir. Bu yüzden hastaların, bekleme süreleri hakkında bilgilendirilmesi büyük önem taşır.
Mobil bir sıra yönetim uygulaması aracılığıyla hastaların sıradaki pozisyonlarını ve bekleme sürelerini görmelerine izin vermek, onlara zamanlarını daha verimli kullanma fırsatı tanır. Ayrıca, bu sayede hastalar, sıradayken yapmaları gereken diğer işlerini de halledebilirler. Bu tür bir sistem, hastaların zamanlarını daha iyi yönetmelerine olanak tanır ve belirsiz bekleme sürelerinin neden olduğu stresi azaltır.
Bu amaçla güçlü bir sıra yönetim sistemi kullanılmalı ve bu sistem, randevu yönetim sistemiyle entegre edilerek gerçek zamanlı sıra bilgisi sağlanmalıdır. Böylece hastalar, sıraya nereden dahil olduklarını, ne kadar bekleyeceklerini ve sıradaki durumlarını kolayca görebilirler.
- Klinik Sıra Yönetim Sistemi Kullanın
Günümüz koşullarında, hastalara sadece bekleme alanında oturmalarını söylemek ve bekleme süresi hakkında bilgi vermemek artık kabul edilebilir bir uygulama değildir. Bunun yerine, bir klinik sıra yönetim sistemi kullanmak, hastaların bekleme sürelerini en aza indirebilir.
Bu tür bir sistem, hastaların sıraya herhangi bir yerden dahil olmasına ve sıra durumları hakkında güncellemeler almasına olanak tanır. Hastalar, randevularına tam zamanında gelmek için bu güncellemelerden yararlanabilirler, böylece bekleme süresi minimumda tutulur.
Klinik sıra yönetim sistemini, genel klinik yönetim sistemiyle entegre etmek, daha düzenli bir süreç sunar. Bu entegrasyon, takip randevularının otomatik planlanmasını ve kayıt işlemlerinin daha sorunsuz yapılmasını sağlar. Böylelikle klinik çalışanlarının stresi azalır ve hasta memnuniyeti artar.
Sonuç
Randevu yönetimi ve hasta bekleme sürelerini azaltmak, sadece hasta memnuniyetini artırmakla kalmaz, aynı zamanda kliniğin verimliliğini de artırır. Uzaktan randevu alma imkanı, no-show ve iptalleri azaltan politikalar, hasta bilgilendirme sistemleri ve etkili sıra yönetim sistemleri, bu süreci yönetmede kritik rol oynar.
Hastaların bekleme sürelerinden duyduğu rahatsızlığı minimuma indirgemek ve klinik personelinin iş yükünü hafifletmek için bu adımları hayata geçirmek, klinik hizmet kalitesini yükseltecek ve uzun vadede hasta sadakatini artıracaktır.
